“I contratti e le clausole pertinenti alla tutela della privacy hanno acquisito un’importanza inedita, per questo è essenziale e strategico maneggiare con cura i dati personali, nel pieno rispetto della normativa.”
I contratti e le clausole pertinenti alla tutela della privacy hanno grande rilevanza, registrando un’espansione senza precedenti nell’ambito delle responsabilità societarie, sotto la spinta dell’evoluzione tecnologica e dei servizi ad essa collegati, nonché dalla diffusione di una nuova cultura inerente i dati personali. È indispensabile, quindi, che ogni imprenditore riconosca quanto la protezione dei dati personali e la sua regolamentazione adeguata – in ogni ambito del contesto aziendale – rivestano una valenza fondamentale a livello strategico, per garantirsi protezione e mantenere la competitività nel mercato.
Ogni impresa è chiamata, con responsabilità, ad analizzare le operazioni aziendali che coinvolgono il trattamento dei dati personali per individuare e valutare eventuali rischi inerenti ai diritti e alle libertà dei soggetti interessati, nel rispetto della normativa vigente e dei criteri di adeguatezza imposti dal GDPR.
Per il corretto svolgimento di queste attività la figura di un professionista legale esperto nel settore è indispensabile.
Un corretto approccio nei confronti della normativa
“Altrettando cruciale per una corretta gestione dei dati personali e della privacy è l’adeguamento alla normativa vigente e l’adozione di misure adeguate nel trattamento della materia.”
Per evitare le corpose sanzioni amministrative previste in caso di violazioni del GDPR – a tacere delle possibili richieste di risarcimento – le aziende devono adottare misure adeguate. In base al Regolamento UE 2016/679 (GDPR), è importante che ogni impresa:
- Riveda e aggiorni i contratti esistenti e nuovi in linea con i principi chiave del GDPR, come responsabilità, privacy by design e privacy by default
- Organizzi in modo chiaro i rapporti legali tra le parti coinvolte nel trattamento dei dati, assicurandosi che ci siano contratti specifici che regolano la gestione ed il flusso dei dati
- Gestisca il trasferimento di dati all’estero in conformità con quanto previsto dal GDPR, se del caso mediante clausole contrattuali standard
Quindi, le aziende devono conformarsi rigorosamente alle leggi, al fine di evitare potenziali responsabilità, in alcuni casi, anche penali.
Contratti e privacy: l’accountability del titolare del trattamento
“Sebbene la contitolarità del trattamento preveda la stipula di un accordo di contitolarità (“joint controller agreement”) il titolare del trattamento deve delineare in modo autonomo la gestione della privacy.”
In accordo con il principio di responsabilizzazione sancito dall’art. 5, comma 2, del GDPR, il titolare del trattamento ha l’onere di delineare autonomamente, o in collaborazione con altri titolari, le modalità di gestione dei dati personali. Tale compito prevede una considerevole autonomia nell’adottare le misure di tutela necessarie, sempre nel rispetto delle garanzie e dei limiti fissati dalla normativa.
Di rilevante importanza appaiono i criteri specifici definiti nell’art. 25 del GDPR, tra cui:
- Privacy by design
- Privacy by default
Privacy by design
La protezione dei dati deve essere integrata in ogni fase del ciclo di vita dei dati stessi, dalla raccolta alla cancellazione. Il titolare del trattamento è chiamato a garantire che ogni processo aziendale rispetti la normativa sulla privacy fin dalla progettazione
Privacy by default
Il titolare deve trattare per impostazione predefinita solo i dati personali strettamente necessari per il perseguimento delle finalità specifiche e conservarli solo per il tempo necessario a tale scopo.
Nel definire finalità, metodi e mezzi di trattamento che tutelino i diritti degli interessati, è richiesta l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate, in ossequio ai principi sanciti dall’art. 5 del GDPR:
- Liceità, correttezza e trasparenza – ogni trattamento dati deve avvenire in maniera legale e trasparente
- Minimizzazione dei dati – devono essere trattati solo i dati strettamente necessari
- Esattezza dei dati – dev’essere garantita l’accuratezza e aggiornamento dei dati stessi
- Limitazione della conservazione – i dati devono essere conservati non oltre il tempo necessario
- Integrità e riservatezza – protezione dei dati da trattamenti non autorizzati o illeciti, perdita o danno accidentale
Questi principi, unitamente all’adozione di adeguate misure di sicurezza, sia tecniche che organizzative, costituiscono la base per una gestione responsabile e conforme dei dati personali, promuovendo un approccio orientato alla protezione della privacy sin dalle prime fasi del processo di trattamento.
Nel settore della protezione dei dati personali in ambito aziendale, l’assistenza e il supporto di un avvocato che indirizzi al meglio l’imprenditore nelle sue attività è un aspetto altamente strategico, poiché questa tematica è di primaria importanza per imprese, attività e liberi professionisti.
